Denk goed na : wel of geen kantoortuin?

Kantoor tuin kantoortuin

Naar schatting heeft meer dan de helft van de Zweedse bevolking een chronische of tijdelijke ziekte of aandoening die cognitieve problemen kan veroorzaken, zoals planningsmoeilijkheden, creatief denken of concentratie. Ook open ‘kantoortuinen’ maken het medewerkers moeilijker om zich goed te focussen of concentreren.

Tegelijkertijd neemt de vraag naar intensieve (kantoor) arbeid toe. Veel taken zijn complexer geworden. Er wordt ook verwacht dat werknemers meer als bedrijfseigenaars acteren en de klus zelf kunnen klaren.

“Ik denk dat er onvoldoende kennis is aangaande concentratie en geheugen, dat dit hersenfuncties zijn, echter met een beperkte capaciteit. Naarmate we de grenzen verleggen, kunnen medewerkers overbelast raken, wat op de lange duur kan leiden tot een slechte gezondheid. We moeten leren omgaan met de middelen en mogelijkheden die we hebben”, zegt Mirja Johansson.

Ze benadrukt dat: onze hersencapaciteit wordt gebruikt om taken uit te voeren en tegelijkertijd problemen op te lossen of onnodige beslissingen te nemen. Tegelijkertijd kunnen we gestoord worden door collega’s die praten en hoesten, zoemende machines, geuren, mensen die rondlopen of een bedompte atmosfeer. En misschien moeten we luisteren naar hoe iemand op een onaangename manier wordt aangesproken.

“Ruis, onvoorspelbaarheid, bezorgdheid en elke dag kleine beslissingen nemen over waar bijvoorbeeld te werken in een op activiteiten gebaseerd kantoor, kosten energie. Het risico bestaat dat het uitvoeren en beheren van deze kleine beslissingen bovenop de normale werkzaamheden extra energie kost

Deze manier van denken lijkt op het tillen van zware dozen, stelt ze.

“Als we iemand zwaar zien tillen, onderbreken we de persoon niet, anders moeten ze de doos opnieuw neerleggen en opnieuw beginnen. We wachten tot de persoon klaar is.”

Aan de andere kant kunnen we degene die zich ergens op wil concentreren, gemakkelijk onderbreken. Hoewel het tot wel een half uur kan duren om weer op het goede spoor te komen.

Degene die vaak wordt onderbroken, kan ervoor kiezen om over te werken om iets gedaan te krijgen. Dit terwijl er een tendens gaande is van meer en meer open kantooromgevingen, open taken en (steeds meer) projectmatig werken.

– Sommigen ervaren de stimulans van taken zonder structuur, die je normaal gesproken zou moeten plannen, uitvoeren en controleren in vergelijking met taken met duidelijke kaders. Maar er zijn anderen die precies willen weten wat ze moeten doen tijdens de werkdag en in welke volgorde.

Deze vereiste om zelforganiserend te kunnen denken en werken zal steeds meer werknemers van de arbeidsmarkt uitsluiten. Dialoog en begeleiding van bijvoorbeeld de directe baas wordt hierom extra belangrijk.

“Mensen met problemen zoals aandacht, moeite hebben met structureren en niet zo sociaal zijn, hebben meer problemen in een kantoortuinachtige omgeving. We moeten meer diepgaande analyses doen van de gevolgen van open kantooroplossingen en van meer onafhankelijke taken. Wat is plus en minus? Hoe cognitieve stress voor iedereen te verminderen?

Het brein wordt gestimuleerd door interessante taken, ontwikkelingskansen, heel veel te doen, ongestoord werken en pauzeren. Hersenvriendeliijk kan ook flexibele werktijden zijn, duidelijke en afgebakende taken, duidelijke instructies, goed gestructureerde vergaderingen met protocollen, gebruiksvriendelijke computerprogramma’s, mogelijkheid om ondersteuning te krijgen en weten hoe prioriteiten te stellen als de tijd niet voldoende is.

“We moeten het beeld van de werknemer als supermens zonder een privé leven veranderen. We zijn niet allemaal gelijk, we bevinden ons in verschillende levensfasen en presteren anders, afhankelijk van bijvoorbeeld of we goed geslapen hebben of niet. Houdt rekenschap met de kwetsbaarheid van medewerkers bij het plannen van werk.

FEITEN
Volgens Mirja Johansson wordt geschat dat ongeveer 70 procent van de Zweedse bevolking een visueel probleem heeft, ongeveer één miljoen gehoorverlies, iets meer dan één miljoen een vorm van allergie, astma of last van overgevoeligheid. Ongeveer elke vierde lijdt pijn en evenveel mensen vinden het moeilijk om Zweeds te begrijpen dat overeenkomt met het niveau van groep 8.